Et arrangement betyr et møte planlagt og avholdt med deltakelse av en gruppe mennesker: en ferie, et forretningsmøte, et sportsarrangement, et barnefest, en reklamekampanje, etc. Siden arrangementet oftest deltas av et stort antall deltakere, er det ekstremt viktig å ta vare på sikkerheten til alle de inviterte, så vel som at de var komfortable, ingen kjedet seg, det var ingen klager på menyen, artistenes forestilling, møtesalen, osv. For å unngå ubehagelige overraskelser, må du være forsiktig Men for å forberede.
Arrangementsforberedelse begynner med planlegging. Det er bedre å bekymre deg for hvordan du planlegger arrangementet på forhånd. Jo mer tid som gjenstår til en betydelig dato, jo flere muligheter til å tenke over, veie, unngå feil og negative tilbakemeldinger fra deltakerne. Planer er laget i samsvar med detaljene i arrangementet, men det er generelle anbefalinger for planlegging.
Hva du skal planlegge
Først av alt, målet. Ingen arrangement blir holdt akkurat som det. Selskapets ledere ønsker å oppnå visse resultater: dannelse av en bedriftskultur, markedsføring av varer på markedet, utvidelse av plattformer for virksomhet, stevne av ansatte, feiringen av jubileet (offisiell anerkjennelse av hans meritter til selskapet), osv. Hovedsaken er at målet skal være konkret, tydelig formulert og oppnåelig. Sammen med formålet bestemmes også type arrangement (buffé, piknik, ferie på badeland osv.).
Den neste fasen av planleggingen er budsjettet. Uansett hvor hardt arrangøren prøver, vil det ikke være mulig å realisere alle kreative ideer hvis budsjettet ikke tillater dette. Derfor, før du bestemmer deg for hvordan du skal utarbeide en handlingsplan, må du bestemme deg for økonomi.
Følgende elementer blir vurdert:
- antall og kjønn på gjester (nødvendig for å lage menyen, utvalg av drinker);
- spillested for arrangementet;
- design og teknisk utstyr;
- transport (hvis arrangementet er borte);
- foto- og videoskyting;
- invitasjonen av verten, artister;
- premier og gaver;
- Mediedekning av arrangementet (om nødvendig).
spørre
Etter å ha avklart problemene ovenfor, kan du begynne å sette sammen spørreskjemaer for de inviterte. Så det vil være lettere å ta hensyn til gjestene sine ønsker. I følge resultatene fra undersøkelsen, kan det hende du må gjøre justeringer i planen og estimere. Vi tilbyr en omtrentlig liste over spørsmål:
- Har du planer om å delta på arrangementet?
- Hvis du ikke planlegger å delta på arrangementet, hvorfor av hvilken grunn?
- Hvordan fant du ut om arrangementet?
- Hvordan var registreringen for deltakelse i arrangementet (veldig enkel, enkel, uten problemer, med mindre vanskeligheter, noen vanskeligheter)?
- Har du noen ønsker på menyen?
- Hvem betaler for deltakelsen din i arrangementet?
- Hvilke emner, diskusjonsspørsmål er du interessert i?
- Har du noen spørsmål om arrangementet, hvilke?
- Har du noen spørsmål til verten for arrangementet, hvilke?
- Hvordan vil du motta informasjon om arrangementet (adresse, e-post, telefon)?
- Annet.
Spørsmål justeres avhengig av type og innhold på hendelsen. Hovedsaken er å lage et spørreskjema slik at arrangøren får alle svarene han er interessert i. Dette vil bidra til å avgjøre hvordan du utarbeider en handlingsplan, for å unngå alle slags misforståelser. Så muslimske forretningspartnere under banketten ikke vil berøre svinekjøtt (noe som betyr at menyen skal inneholde retter fra kylling, kalkun), og vitsene til det ledende bedriftsfesten kan synes noen ikke er morsomme. Undersøkelsen skal selvfølgelig være anonym.
Etter at informasjonen er samlet inn, fortsetter den ansatte direkte til utarbeidelsen av planen.
Hvordan planlegge en hendelse: et eksempel
Planskjemaet er utviklet i samsvar med GOST R 6.30-2003 “Unified documentations systems. Et enhetlig system med organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Krav til papirarbeid. " Tradisjonelt lister planen hvilke typer arbeid for forberedelse og gjennomføring av arrangementet, tidsfrister og ansvarlige. I begynnelsen av dokumentet skal det vises navn på organisasjon og type dokument for godkjenning, dato, antall og sted for utarbeidelse av dokumentet, godkjenningsstempel. Separat utarbeidede økonomiske dokumenter, godkjenningsark og kjent med dokumentet. I form av et diagram ser det slik ut:
|
Jeg godkjenner det --------------- --------------- (stilling som leder av selskapet) ------------------------------------- (Fullt navn) (Underskrift) |
|||
|
Handlingsplan for forberedelse og gjennomføring -------------------------------------------------- ---- (event navn) |
|||
|
datoer: Sted: Hensikten med arrangementet: |
|||
| nummer | Typer arbeid | periode | ansvarlig |
| 1. | Opprettelse av organiseringskomiteen | 12/15/2014 | Fullt navn |
| 2. | Utarbeide et kulturprogram | 12/15/2014 | Fullt navn |
| 3. | … | ||
Planen kan også inneholde kolonner "resultater" og "notater".
Den utarbeidede planen drøftes med virksomhetsledelsen, godkjennes og formidles til ansatte. Ansvarlige personer legger signaturene sine på fortrolighetsarket og mottar en kopi av planen. Etter det spørsmålet: "Hvordan lage en handlingsplan?" anses som stengt.
Som regel arrangeres arrangementer flere ganger i året, så en begivenhetsleder eller annen spesialist må utarbeide en årlig handlingsplan. Hvordan lage en handlingsplan for året?
Årsplan
Før du fortsetter med utarbeidelsen av årsplanen, må du analysere selskapets aktiviteter det siste året. Basert på resultatene fra analysearbeidet blir det utarbeidet en rapport, hvis innhold vil sette mål for de neste 12 månedene. Arrangementene i det nye kalenderåret vil være rettet mot å oppnå nettopp disse målene.
Arrangementene er planlagt etter måned. Hvor mange arrangementer som skal gjennomføres hver måned - selskapet bestemmer. Det hele avhenger av målene og presserende problemer. Engangs, periodiske og pågående aktiviteter er tenkt. Engangshendelser inkluderer spesielt kjøp av utstyr fra et utenlandsk selskap. Den nåværende begivenheten arrangeres også en gang, men tar lengre tid. Periodiske hendelser gjentas med et spesifikt tidsintervall. Dette kan være personalutvikling (konferanser, seminarer, webinarer), utvikling og gjennomføring av prosjekter, firmaarrangementer og mer. Alle hendelser skal være logisk konsistente med hverandre om muligheten, emnet og tidspunktet for hendelsen.
Årlig planform
Årsplanen er utarbeidet i form av en generell arbeidsplan eller tidsplan. Noen ganger er begge alternativene passende (for eksempel hvis utøverne jobber i forskjellige organisasjoner). La oss vurdere disse typer planer mer detaljert.
I den generelle årsplanen noteres serienummeret, navnet på hendelsen, tidsfrister, resultater, ledere og en merknad. Kapittelet "Resultat" indikerer produktet fra spesialistenes aktiviteter: en prosess- eller mekanismediagram, et fullført prosjekt, en rapport, en pakke med dokumenter, etc.
| nummer | Navn på hendelse | resultater | periode | kunstnere | notater | ||||
| begynnelsen | ending | Ltd. | JSC | UAB | |||||
| 1. | Internasjonal konferanse | Samling av sammendrag | 15.01 | 17.01 | Fullt navn | Fullt navn | Fullt navn | Studenter ved spesialiserte universiteter er involvert | |
| 2. | Presentasjon av et nytt utvalg av ost | Rapport om presentasjonen av en ny ostesort | 16.02 | 17.02 | Fullt navn | Fullt navn | Fullt navn | Teknologer av virksomheter er involvert | |
| 3. | … | ||||||||
Når du utarbeider en tidsplan, indikeres aktiviteter for hver måned. Krysset mellom navnet på arrangementet og måneden er malt over. Et dokument kan se slik ut:
| nummer | Navn på hendelse | resultater | kunstnere | 2014 år | notater | ||
| januar | februar | mars | |||||
| 1. | Internasjonal konferanse | Samling av sammendrag |
Ltd. JSC UAB |
||||
| 1.1. | Utarbeidelse av et nyhetsbrev | Informasjonsbrev | Kontorsjef | ||||
| 2. | Presentasjon av et nytt utvalg av ost | Rapport om presentasjonen av en ny ostesort | |||||
| 2.1. | Utarbeidelse av brosjyrer | brosjyrer | Markedsavdeling | ||||
I tillegg til årsplanen utvikles det en begrunnelse for tiltak, rapporterings- og kontrollskjemaer, samt vedlegg. Søknader inkluderer:
- finansielle poster;
- kommunikasjonsplan; annen støtte;
- risikoanalyse.
Alle planene ovenfor er for voksne. Men forskjellige arrangementer blir holdt med barn. Mønstrene for å lage planer for gutta er omtrent de samme, men det er noen funksjoner.
Hvordan lage en handlingsplan for barn
Arrangementet for unge borgere skiller seg fra det for voksne, først og fremst, pedagogisk og (eller) helseforbedrende orientering. Ansvarlige er utnevnte lærere, psykologer, underholdere, bibliotekarer, rådgivere i helseleirer og andre spesialister som jobber med barn. Spesifikasjonene til hendelsen avhenger av barnas alder og oppgavene som er satt. Tenk på funksjonene i arrangementplanlegging i en barnehage, skole, bibliotek og rekreasjonsleir.
førskolen
Barnehageaktiviteter er en del av årsplanen. Forutsatt:
- matinees (tematiske datoer og datoer);
- sportsferie;
- dager og uker med helse (inkluderer forskjellige aktiviteter);
- foreldremøter osv.
For hver av disse aktivitetene blir det utarbeidet en plan eller et scenario som blir godkjent av lederen og avtalt med hennes stedfortreder. Angi navnet på hendelsen, formål, oppgaver, tid og sted for hendelsen, utstyr, inventar, hendelsesforløpet (i manuset) og de ansvarlige. Her er et eksempel på utforming av en handlingsplan for Helsedagen:
|
Jeg bekrefter: leder av --------------- (Fullt navn) "____" ______________ 2014 |
|||
|
enige om: Nestleder for OIA ------------------------------ (fullt navn) "____" ______________ 2014 |
|||
| Handlingsplan for helsedag (dato) | |||
| Tid og sted | Arrangementsnavn | Gruppen | ansvarlig |
|
8.00 - 8.30 Idrettsplass |
Morgengymnastikk | Alle grupper | Gruppepedagoger |
|
10.00 -10.30 Idrettshall |
Stafettløp | Seniorgruppe | Fysisk utdanningsinstruktør, gruppepedagog |
| … | |||
|
15.00 - 15.20 svømmebasseng |
Sports fritid "Neptune kom til oss" | Midtgruppe | Svømmeinstruktør, sykepleier, gruppepedagog |
| I løpet av dagen | Fotoreportasje fra Helsedag | Alle grupper | Lærere i grupper, assistentlærere |
Avhengig av detaljene i arrangementet, kan de forventede resultatene indikeres (reduksjon i forekomsten av elever, dannelse av ideer om en sunn livsstil hos barn, en økning i foreldrenes pedagogiske kultur osv.).
Scenarioet til arrangementet for førskolebarn er spill, forestillinger basert på eventyr, tryllekunst, attraksjoner. Det er viktig at ferien blir interessant, morsom, levende og viktigst - nyttig for barn.
skole
Aktiviteter for studenter er planlagt i løpet av skoleåret og i ferien. Handlingsplanene er utarbeidet av rektor, klasselærer, kroppsøvingslærer, organisasjonslærer og psykolog. Planene som er utarbeidet av lærere, sjekkes og godkjennes av rektoren. Målene og målene for arrangementet er tenkt, forventede resultater, de ansvarlige blir utnevnt. Når man lager planer, tas det hensyn til barnas alder, deres interesser, problemer i klassen (akademisk ytelse, atferd, forhold i teamet osv.), Så vel som objektive faktorer (sesong, type bosetning, terreng, klima osv.), minneverdige datoer. I samsvar med dette blir det holdt arrangementer om temaene "Riddere og prinsesser", "Bekjentskap med det musikalske teateret", "Sommerens høytid", "De kjempet for hjemlandet" og andre. Hovedsaken er at barn skal være interessert. Studentene selv er også med på å forberede og planlegge arrangementet. Hvordan lage en handlingsplan? Utvalget er presentert i tabellen.
|
Jeg godkjenner det Rektor nr. --------------------------- (fullt navn) |
||||
| Utdanningsplan for høstferien | ||||
| nummer | tiltak | dato | klasse | tid |
| 1. | Besøk på Musical Comedy Theatre | 10/28/2013 | 11 | 16.00 |
| 2. | Operation Cure a Book | 10/29/2013 | 5-6 | 12.00 |
| 3. | … | |||
Barnebibliotek
Bibliotekansatte sørger for at barn leser mer og elsker bøker. For dette formål avholdes litterære kvelder, spørrekonkurranser, auksjoner osv. Hvordan lage en handlingsplan på biblioteket? Dette arbeidet utføres i flere trinn. Temaet for arrangementet velges, dets formål og aldersmålretting bestemmes. I samsvar med deltakernes alder blir litterære verk valgt, det blir tegnet et manus.
Bibliotekarer glemmer ikke reklame: plakater, brosjyrer, invitasjoner er laget. Et viktig poeng er utarbeidelse av illustrerende materiale. Selve arrangementet blir spilt inn, analysert og promotert i media. Planformen kan være noe slik:
| nummer | Arrangementsform | Arrangementsnavn | Publikum | datoer |
| 1. | missekåringen | Valentinsdag | Videregående elever | 14.02 |
| 2. | Spørsmål og svar kveld | "Hvem vet flere historier?" | Førskolebarn og grunnskoleelever | 18.03 |
| 3. | … |
