Alle kjenner ordet protokoll. Kontorarbeidere hører det jevnlig under møter, politifolk bruker det i sin profesjonelle virksomhet, og statsoverhoder og diplomater blir tvunget til å overholde de regler som er diktert dem. Hva er en protokoll? Vi finner ut nedenfor.
Betydningen av begrepet protokoll
Som et betydelig antall andre uttrykk har dette ordet flere betydninger. Det hele avhenger av det aktivitetsfeltet det ønskede konseptet brukes i. Så vi vil vurdere de vanligste situasjonene når det er vanlig å snakke om en protokoll.
Hvis vi snakker om forretningsmiljøet, er protokollen et dokument som beskriver hendelsen (møte, møte, styre osv.).
Vi har allerede nevnt ovenfor om politiet, som også ofte utarbeider et lignende dokument. I dette tilfellet er faktum om en forbrytelse eller et lovbrudd underforstått.
I det internasjonale formatet er en protokoll et sett med regler som bør følges i offisielle møter mellom myndighetspersoner og diplomatiske tjenestemenn. For eksempel er det en protokoll for møter mellom statsoverhoder eller et besøk til presidenten.
Imidlertid vil vi i denne artikkelen fokusere på konseptet med forretningsprotokoller.
Møtereferater
Forretningsmøter er en integrert del av alle prosesser i et forretningsmiljø. De kan passere offisielt under hensyntagen til den fastsatte tiden og bare i kontorbygget. Uformelle forretningsdatoer er også veldig populære. I det andre tilfellet kan du gjøre det uten protokollbekreftelse av samtalen. Hvis møtet er offisielt, må det være skriftlig i samsvar med alle regler.
Protokollen oppbevares av en sekretær eller en annen person med slik myndighet. For å følge med på samtalen, prøv å finne ut en tilnærmet liste over saker som vil bli diskutert på møtet. Tilstedeværelsen av en taleopptaker vil ikke være overflødig, for ikke å gå glipp av detaljene, fordi protokollen er en veldig detaljert beskrivelse av en forretningsbegivenhet.
Navnene på de tilstedeværende så vel som fraværende bør registreres. For deg selv kan du lage notater om plasseringen av alle som kom til møtet, slik at forfatterskapet til visse ord kan angis uten feil.
I begynnelsen av hvert møte bestemmes rekkefølgen på vurdering av spørsmål, husk å skrive det ordrett.
Hvis møtet hadde en avstemning, angi resultatene (hvor mange som stemte for og hvor mange som stemte imot). I tilfelle det var et lite antall mennesker til stede på møtet, har du også muligheten til å notere navn og etternavn til alle de som stemte.
Ikke legg ut utførelsen av protokollen i en lang boks, for i løpet av denne tiden kan du glemme detaljene i møtet.
Forhandlingsprotokoll
Forhandlingene skiller seg fra et vanlig forretningsmøte ved at de vanligvis diskuterer ett eller et par saker som spiller en stor rolle for begge parter. I dette tilfellet er protokollen en mulighet til å fikse alle nyansene i samtalen og partenes krav. Problemet som ikke alltid vurderes løses umiddelbart etter de første forhandlingene, så direktører eller andre ansatte trenger tid og fullstendig informasjon om møtet.
Forhandlingsprotokollen er utarbeidet etter samme prinsipp som ethvert forretningsdokument.
Det er nødvendig å angi datoen for den beskrevne hendelsen, dokumentnummeret og den fullstendige versjonen av navnet. Følgende er en introduksjon, som nødvendigvis indikerer listen over deltagere og hovedspørsmål for diskusjon.
I hoveddelen er informasjonen vanligvis delt inn i tre deler: "lyttet, " "snakket, " "bestemt." I den fulle versjonen av protokollen siteres ordene til alle foredragsholdere ordrett. I noen tilfeller dupliseres et utdrag fra protokollen, og dupliserer en viss del av den.
