Protokollen fra møtet er et dokument som gjenspeiler alle viktige beslutninger fra denne hendelsen. Feil utforming, både når det gjelder mening og design, kan føre til at det blir omtvistet av deltakerne i møtet. I tillegg er det den potensielle risikoen for å ta feil ledelsesbeslutninger hvis referatet fra produksjonsmøtet inneholder villedende informasjon. Hvis du ordner det riktig, vil det hjelpe et sett med enkle anbefalinger.
Teksten til dette dokumentet inneholder vanligvis to deler: innledende og hoved. Protokollen fra møtet (første halvår) inneholder en beskrivelse av hovedparametrene for arrangementet: stilling, fullt navn deltakere, styreleder og sekretær. Når en av de tilstedeværende har en spesiell status (invitert, ekspert, observatør osv.), Blir dette også notert i dokumentet. Hvis møtet ble deltatt av mange mennesker, kan møteprotokollen inneholde data om dem på et eget ark, som er en uatskillelig anvendelse av dokumentet. Den innledende delen avsluttes med en agenda som inneholder en liste over adresserte spørsmål. Det er ønskelig å ordne dem i viktighet, men det kan være andre faktorer som påvirker stedet i listen over spørsmål. For eksempel kan strukturen på agendaen avhenge av det logiske forholdet til en del av problemstillingene eller ansettelsen av personer som deltar i arrangementet. Selve dokumentet kjøres på brevhode til organisasjonen (enheten), det må vises når møtet fant sted.
Referatet fra møtet i hoveddelen skal samsvare med det innledende. Spesielt bør varene gå i samme rekkefølge som på dagsordenen. Algoritmen for å konstruere en tekst som fanger informasjon om hver dagsordenelement er som følger: "lyttet", "snakket", "bestemt". Hovedregelen i denne delen av protokollen er at den ikke skal bli til en slags transkripsjon.
Spesielt beskriver det "lyttede" underobjektet hvem som var hovedtaler for saken, hva han foreslo som et resultat av talen hans. For foredragsholdere indikerer deltakerne også hvem som sa hva de foreslo. Vedtaket fikser den endelige stillingen til flertallet av møtedeltakerne. Hvis det ble vedtatt ved stemmegivning, skal det angis hvor mange personer som var for det, hvor mange som var imot det, så vel som antall avholdsregler. Avhengig av viktigheten av problemstillingene som diskuteres, kan hele navnene vises. mennesker som har tatt denne eller den posisjonen.
Protokollen til møtet er utarbeidet av sekretæren, selve dokumentet er signert av den utøvende og møtelederen. Kilden til informasjon for samlingen er håndskrevne utkast, notater laget med en stemmeopptaker, avskrifter. Hvis løsningen av spørsmål som ble identifisert under møtet, krever myndighet fra en høytstående tjenestemann som ikke deltok i møtet, kan dette bli gitt ytterligere godkjenning for avgjørelser fra dette lederen. Den signerte og registrerte protokollen kan sendes både som et enkelt dokument, og i form av utdrag for tjenestemenn, som bare en del av spørsmålene gjelder.
