Det er umulig å forestille seg noe moderne kontor i et selskap uten en mini-telefonsentral. Tross alt er denne enheten ansvarlig for å organisere intern kommunikasjon av høy kvalitet og rasjonell bruk av bytelefonlinjer. I dag er kampen mellom kontorarbeidere for retten til å ringe fra det eneste tilgjengelige nummeret en saga blott. I dag løses dette problemet ved å bruke eksterne og interne linjer. Antallet faste telefonnummer trenger ikke økes. Hvordan velge en PBX for kontoret og hvordan installere den? Du finner svar på disse og andre spørsmål i denne artikkelen.
Hva er en PBX?
Office PBX er en liten automatisk telefonsentral. Den er designet for å betjene et lite antall bynumre. Med en slik enhet har selskapet råd til å ikke tildele en egen linje for hvert nummer som brukes. Dette fører til lavere samtaleutgifter.
PBX konsentrerer belastningen på linjen. På grunn av det faktum at hver av dem blir brukt mer intenst, kan selskapet nekte en del av de faste numrene eller sikre normal funksjon av bedriften hvis det er mangel på dem.
Prinsippet for drift av minautomatiske telefonsentraler for et kontor ligner arbeidet med flerkanalsstasjoner der telefonkommunikasjonsoperatører jobber. Forskjellen er bare i antall serverte rom. For en kontorinstallasjon er dette tallet mye mindre. Mini-ATS er også preget av en inndeling i interne og eksterne linjer.
Hvordan velge en PBX for kontoret? Les mer om dette nedenfor.
Hvordan velge et kontor PBX?
For å ta det riktige valget når du kjøper en PBX, må du bestemme inputdataene og angi ønskede kriterier.
Input refererer til antall tilgjengelige faste linjer og ønsket antall arbeidsutvidelser. Standardfordelingen er denne: hver bylinje tilsvarer 3-4 innenriks. Uansett, når du bestemmer antall betjente rom, anbefales det at du rådfører deg med en spesialist for å installere en PBX for kontoret. Den minste kapasiteten til en slik enhet er 3 faste linjer og 8 interne abonnenter.
Det er nødvendig å avklare om det etter installasjonen av kontoret PBX vil forbli gratis eksterne og interne kanaler. En slik bestand bør ikke være stor, men med sitt fullstendige fravær i nær fremtid kan det oppstå en rekke problemer. Vi må ikke glemme de interne linjene for fakser og modemer.
Du bør også bestemme produsenten. Panasonic og LG er de mest populære selskapene som produserer PBX-er for kontoret.
Det er en rekke viktige problemer du bare trenger å diskutere med en spesialist på PBX-tilkobling:
- tilstedeværelsen av en innebygd adapter for å koble til avbruddsfrie strømbatterier;
- behovet for en kontakt for en datamaskin som gjennomfører forhandlingsprotokoller;
- muligheten til å stille inn belastningsfordelingsmodus jevnt på hver av bylinjene.
Nå vet du hvordan du velger en PBX for kontoret. Tiden er inne for å lære mer om hovedfunksjonene til denne enheten.
Hovedfunksjonene som er utstyrt med en PBX
Office PBX har følgende hovedfunksjoner:
- Viderekobling Denne funksjonen er den mest populære, uavhengig av type virksomhet. Det lar deg omdirigere et innkommende anrop til en faks eller en bestemt ansatt i selskapet. For å gjøre dette, slår du bare riktig lokalnummer på systemtelefonen og legger på. Utenrikspartiet vil høre melodien til en ny forbindelse er opprettet. Hvis en bestemt ansatt ikke er på plass, eller linjen hans er opptatt, vil den eksterne samtalen bli returnert til systemtelefonen.
- "Avskjæring" av en samtale. Denne funksjonen er nødvendig i tilfelle når en av de ansatte gikk til et annet skrivebord, og den gang ringte telefonen hans. PBX for kontoret gjør at denne ansatte kan ta samtalen mens han beveger seg rundt omkretsen. For dette vil den ansatte måtte ringe en viss kombinasjon av numre på noen av enhetene.
- Motta et anrop under en samtale. Hvis det kommer en parallell samtale under en samtale, vil et visst signal høres i håndsettet. Ved å skrive en enkel kode kan du svare på denne samtalen.
- Tilkoblingsrekkefølge. I tilfelle mislykkede forsøk på å nå et fast telefonnummer som er kontinuerlig opptatt, må du ringe en spesiell kode. PBX vil varsle deg om at den nødvendige linjen er sluppet og tilkoblingen opprettes automatisk.
- "Følg meg." Denne funksjonen lar deg omdirigere til hvilket som helst av de interne numrene i omkretsen til kontoret. Dermed kan det hende at arbeidstakeren ikke er på arbeidsplassen, men alle hans innkommende samtaler vil bli akseptert av ham.
- Konferansesamtale. Denne funksjonen lar deg koble en eller flere ekstra deltakere til en telefonsamtale. Konferansedeltakere kan være både interne og eksterne abonnenter.
- Tilkobling til samtalen. Takket være denne funksjonen kan lederen når som helst komme i kontakt med noen av sine underordnede, selv om en telefonsamtale blir ført i det øyeblikket. Bare en abonnent med et passende prioritetsnivå kan koble seg til samtalen. Denne prosessen er ledsaget av et lydsignal. Tilsvarende prioritetsnivåer tildeles under installasjon og konfigurasjon av PBX.
Ytterligere funksjoner i PBX
I tillegg til de grunnleggende funksjonene som Office PBX-er har som standard, er det et antall tilleggsfunksjoner som er nyttige i et bestemt tilfelle. Noen av dem er beskrevet nedenfor.
Hvis resepsjonisten er opptatt på systemtelefonen, kan et innkommende anrop stå i kø. Den eksterne abonnenten vil ikke høre et pip, men en talemelding som du kan opprette selv. Dette kan enten være en reklamemelding eller en enkel forespørsel om å holde seg på linjen.
Et annet alternativ for å avlaste sekretæren litt er å gi rett til eksterne abonnenter til å ringe det nødvendige interne nummeret til en bestemt bedriftsansatt på egen hånd.
Muligheten til å bruke taleprosessorer lar deg utstyre hver utvidelse med en telefonsvarer. I tillegg gjør en slik telefonsvarer det mulig å behandle innkommende anrop uten å involvere operatører.
For å avgjøre hvilke av de ansatte som foretok hvilke langdistanse- eller internasjonale samtaler, er det mulig å utstede en personlig kode til hver av de ansatte, med hvilken en person vil kunne bruke kommunikasjon på lang avstand. Hvis den ansatte ikke har et spesielt sett med numre, vil han ikke kunne ringe bompengelinjen.
Nedenfor beskrives både standard og moderne typer kontor-PBX-er.
Analog PBX
Analoge PBX-er kan brukes når antallet interne abonnenter ikke er mer enn femti, og det ikke stilles høye krav til telefonnettverkets funksjonalitet.
Slikt utstyr transformerer tale til et pulserende eller kontinuerlig elektrisk signal hvis amplitude varierer. Til dags dato er analoge mini PBX-er i stand til å betjene opptil 46 porter.
Hovedfordelen med slikt utstyr er lavere kostnader sammenlignet med digitale med samme kapasitetsindikatorer. Ulempen med analoge PBX-er er et lite antall servicefunksjoner.
Digital PBX
Digitale PBX-er kan betjene mer enn 50 porter. Slikt utstyr konverterer tale til binære pulsstrømmer ved bruk av en pulskodemodulasjonsteknikk.
Digitale PBX-er har en høyere kostnad sammenlignet med analoge. Men takket være dette har en slik enhet et stort antall servicefunksjoner. Også disse PBX-ene er mye enklere å installere på kontorer.
Trådløs PBX
Trådløse PBXer for kontoret gir mobilitet for ansatte og krever ikke kabling. Når du bruker en slik enhet, har arbeidere trådløse telefoner som de kan bevege seg rundt hele omkretsen.
I motsetning til mobil, er trådløs gratis. Kapasiteten til slike mini-automatiske telefonsentraler kan økes uten problemer. Operasjonen av denne forbindelsen krever ikke tillatelser.
I motsetning til kablede telefoner er radioer beskyttet mot lytting og skjult tilkobling. Lydkvaliteten ved bruk av en trådløs PBX karakteriseres som høy.
Virtuell PBX
Virtuell PBX for kontoret er et produkt av den nyeste teknologien. Den ligger på serveren til internettoperatøren, krever ikke kjøp av tilleggsutstyr og fungerer på grunnlag av nettverket som er tilgjengelig på kontoret.
Ved bruk av slikt utstyr reduseres kommunikasjonskostnadene til et minimum. Om nødvendig utvides kapasiteten til denne PBX veldig raskt.
Hvis kontoret har endret beliggenhet, er det ikke nødvendig å endre tilgjengelige telefonnumre. Det er heller ikke nødvendig å ringe spesialister for å installere og koble til en slik PBX - all kontroll utføres via Internett.
PBX ved bruk av GSM
Mini PBX GSM for office er designet for å organisere telefonkommunikasjon på de stedene hvor det ikke er mulighet for en vanlig linje, men det er et signal fra en mobiloperatør.
GSM-gateway bidrar til å øke antall eksterne linjer, samtidig som det gir reduserte kontorkostnader for mobilkommunikasjon. Installasjonen er mulig i alle bygninger, byer eller land der IP-nettverket ditt vil være tilgjengelig. En mini-PBX for et kontor som bruker slikt utstyr, gir muligheten til å ringe så mange mobilsamtaler som mulig ved å bruke en Internett- eller bedriftspris når de er under normal kostnad for samtaler.
Installasjon av kontor PBX
Installasjon av PBX for kontoret inkluderer design og konfigurasjon. Når du lytter til en spesialist i tilkoblingen av slikt utstyr, må du bestemme de mest relevante alternativene for deg og den nødvendige kapasiteten til telefonsentralen.
Det neste stadiet av installasjonen er installasjon av utstyr. Vanligvis er det plassert inne i et spesialskap. Etter tilkobling av eksterne og interne porter krysses og merkes alle kabler, og prosessen med innledende testing av systemet utføres.
Neste trinn er programmering og konfigurasjon av PBX. Denne prosessen er rent individuell for en bestemt klient, fordi ønsker og krav til hver enkelt er forskjellige.
Hvis selskapets kontorer ligger i flere bygninger, bør hver av dem etablere sin egen PBX, som vil kommunisere med hverandre ved hjelp av en digital eller analog bagasjerom. Vanligvis brukes en systemtelefon, installert med sekretæren. De resterende ansatte skal ha et konvensjonelt apparat. Hvis det blir nødvendig å forsyne alle ansatte med systemtelefoner, vil det være nødvendig å kjøpe ekstra systemtavler for PBX-er, noe som vil medføre ekstra kostnader.
